Los criterios que definen un problema

A continuación describiremos algunos ejemplos típicos de "problemas". 

"Desde que instalamos el nuevo software de administración, no hemos tenido mas que problemas tratando de conciliar nuestros inventarios. Estoy desesperado."

"Juan Díaz se nos recomendó como un ingeniero magnífico, pero indudablemente no ha satisfecho nuestras expectativas en esta organización."

"Nuestra envasadora de pan Nº 12 nunca produce más del 80% de su capacidad teórica, hagamos lo que hagamos."

"Ciertos días cumplimos con nuestros objetivos de producción sin ningún problema. otros no hay forma de cumplirlos. Sencillamente no parece existir una causa de esta discrepancia. "

"El equipo funcionó bien durante meses. Después, a media mañana hace tres semanas, se paró. Sigue parado y no tengo la menor idea de lo que ocurrió."

A pesar de las diferencias en el contenido, la gravedad y el alcance de estos cinco ejemplos, todos indican cierto grado de falta en el eficacia/eficiencia, de confusión o un total desconocimiento de la causa y la necesidad de encontrar una explicación satisfactoria. 

Existen otros tipos de situaciones problemáticas. Por ejemplo:

"No vamos a poder cumplir con nuestra fecha de entrega del proyecto con el personal que tenemos actualmente y no hay manera de que nos autoricen más personas. Éste es un problema grave.. "

Esta declaración implica el tener que tomar una o más decisiones. No es una desviación entre la ejecución esperada y la real por una causa desconocida. En este ejemplo, la solución no radica en explicar por qué surgió la situación, sino en hacer una elección: los interesados deben identificar algún curso de acción que pueda producir resultados satisfactorios bajo condiciones inferiores a las óptimas. Probablemente se identifiquen concesiones. Quizá tengan que revisarse, reordenarse, o alterarse los objetivos para alcanzar la meta. Cualquier número de acciones potenciales puede tomarse en cuenta. Pero la causa de la dificultad se conoce muy bien. 

Un problema siempre implica responder a la pregunta "¿Por qué?"