La estructura de un problema

Se alcanza un nivel de ejecución "estándar" cuando se cumplen todo los parámetros adecuados para decir que un proceso se ejecuta adecuadamente.

Este concepto es de aplicación a todos los elementos de un proceso, a saber: las personas, los sistemas, los departamentos y los equipos. 

Si surge una alteración en una o más de estas condiciones (esto es, si ocurre algún tipo de cambio) entonces es posible que también se altere la ejecución. Este cambio puede ser para bien o para mal. 

En ocasiones mejoran las condiciones, ocurren cambios positivos, y las cosas salen mejor de lo esperado. Entre que mas grave sea el efecto del deterioro, más presión habrá para averiguar la causa y tomar medidas al respecto.

Si en algún momento la ejecución satisfizo el DEBIERA y ya no es así, es que ha ocurrido un cambio. Al iniciarse la solución de problemas, no sabemos exactamente en qué consistió el cambio ni cuándo ocurrió.

La búsqueda de la causa generalmente implica la búsqueda de un cambio especifico que haya causado un deterioro en la actuación. 

No obstante hay casos en que siempre ha existido una desviación negativa en la actuación (lo que llamamos Desviación de arranque). Como ejemplo presentamos un equipo que "desde que se instaló la línea nunca ha servido..." En este caso, usando nuestra terminología lo REAL siempre ha estado abajo del DEBIERA. 

Los criterios que definen un problema

A continuación describiremos algunos ejemplos típicos de "problemas". 

"Desde que instalamos el nuevo software de administración, no hemos tenido mas que problemas tratando de conciliar nuestros inventarios. Estoy desesperado."

"Juan Díaz se nos recomendó como un ingeniero magnífico, pero indudablemente no ha satisfecho nuestras expectativas en esta organización."

"Nuestra envasadora de pan Nº 12 nunca produce más del 80% de su capacidad teórica, hagamos lo que hagamos."

"Ciertos días cumplimos con nuestros objetivos de producción sin ningún problema. otros no hay forma de cumplirlos. Sencillamente no parece existir una causa de esta discrepancia. "

"El equipo funcionó bien durante meses. Después, a media mañana hace tres semanas, se paró. Sigue parado y no tengo la menor idea de lo que ocurrió."

A pesar de las diferencias en el contenido, la gravedad y el alcance de estos cinco ejemplos, todos indican cierto grado de falta en el eficacia/eficiencia, de confusión o un total desconocimiento de la causa y la necesidad de encontrar una explicación satisfactoria. 

Existen otros tipos de situaciones problemáticas. Por ejemplo:

"No vamos a poder cumplir con nuestra fecha de entrega del proyecto con el personal que tenemos actualmente y no hay manera de que nos autoricen más personas. Éste es un problema grave.. "

Esta declaración implica el tener que tomar una o más decisiones. No es una desviación entre la ejecución esperada y la real por una causa desconocida. En este ejemplo, la solución no radica en explicar por qué surgió la situación, sino en hacer una elección: los interesados deben identificar algún curso de acción que pueda producir resultados satisfactorios bajo condiciones inferiores a las óptimas. Probablemente se identifiquen concesiones. Quizá tengan que revisarse, reordenarse, o alterarse los objetivos para alcanzar la meta. Cualquier número de acciones potenciales puede tomarse en cuenta. Pero la causa de la dificultad se conoce muy bien. 

Un problema siempre implica responder a la pregunta "¿Por qué?"

Análisis de problemas

Unas de las situaciones más frecuentes en el día a día en la gestión de una organización son los "problemas". ¡tengo un problema..." es una frase muy frecuente de oir en las conversaciones del "rincón del café" de la organización.  

Pero ¿qué es un problema? ¿cómo lo definiríamos desde un punto de vista más formal? ¿todas las situaciones que nos ocurren son realmente problemas?.

En las próximas entradas vamos a ir estudiando este concepto, vamos a profundizar en su definición y estudiaremos diversas estrategias que nos permitirán afrontar con mayor eficacia y eficiencia esos "problemas".